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电子招投标与财务一体化的优势与实践

2021-05-08 来源: 编辑:曾鸿远 浏览次数:0



摘要:电子招投标是我国信息化社会发展诞生的产物,而财务业务在电子招投标发展过程中有着无可替代的作用,电子招投标各个环节都需要财务业务的嵌入,促进电子招投标高效运转。传统电子招投标并没有与财务业务紧密联系,直接阻碍财务业务对电子招投标的促进作用,所以针对电子招投标与财务一体化的研究具有重要意义。本文将会从电子招投标与财务一体化的构建思路出发,总结出通过信息化技术作为电子招投标与财务一体化平台实现的技术基础,然后根据电子招投标交易平台系统实践优势,分析出具体的应用措施及策略,促进电子招投标与财务一体化共同发展。

关键词:电子招投标;财务一体化;优势实践

一、电子招投标与财务一体化主要内容

信息化时代的背景下,招投标业务融入财务管理是必要的创新,传统的招投标与财务管理脱轨的方式无法满足招投标业务的需要。只有打破招投标与财务、业务的屏障,才能够突破信息传递的障碍,对于企业发展有着重要意义。

(一)交易平台主要内容概述

交易平台上的招投标业务基本上是根据企业项目管理需求设置,直接落实打项目相关的审批流程,例如项目立项审批、招标、采购项目立项等等。都可以在交易平台当中进行新增、查询、修改以及删除操作。也就是将传统的线下多个部门人工或者的招投标模式直接通过信息技术进行再造。

(二)交易平台财务一体化体现

从招投标业务自身以及交易平台所提供的增值业务两方面出发,结合平台自身的特点,量身打造符合企业经营活动的财务、业务模块。财务部门在交易平台中可以设置登录窗口,通过财务角度对招标代理机构以及所有资金相关业务进行实时监管,并且推动落实财务监管职能贯彻到整个交易平台当中。电子招投标与财务一体化后将传统招投标财务手工操作环节进行省略,降低审核不规范、人工操作失误等风险。此外整个系统信息化晨读较高,使得各个流程衔接更加流程,加大提升招投标工作效率。

二、电子招投标与财务一体化项目设计方案

电子招投标交易平台系统主要是基于电子招投标以及财务一体化所构建的,在该平台当中能够同时完成多个电子招标项目,而且覆盖企业类型众多,具有较好的运营效果。当下多数电子招投标与财务一体化的项目平台主要是以大数据分析作为基础,通常涵盖财务数据搜集、企业信息资源库等方面。其中电子招投标交易平台系统当中可以将各类信息进行实时传送,只要当招投标项目开始后,就可以对整个电子招投标过程各类数据信息进行全面追踪,而且利用大数据技术可以监控各个环节,只要某个电子招投标环节数据出现异常,大数据技术就能够及时发现并预警。当数据信息搜集结束后就可以运用短信平台或其他信息平台将相关信息发送给电子招投标参与各方。另外电子招投标交易平台系统当中的财务数据接口与财务数据做账系统进行连接,涵盖招投标、电商平台后台、线上数据管理、网银信息查询等多样化模块,各个模块能够都能够通过接口达到数据交互目的。

三、电子招投标与财务一体化实践应用

(一)企业信息资源库的建立

企业基础信息资源库主要是将企业有关招投标项目及企业信息进行搜集,能够为整个系统提供重要的数据基础。而电子招投标与财务一体化信息资源库主要搜集的是招投标人员信息、企业信誉信息、项目业绩及企业相关资质情况。另外企业在电子招投标活动中的行为记录也会被归入到诚信评估体系当中,可以为电子招投标系统中各个企业交易行为进行约束提供借鉴参考。

在上述各个模块涵盖内容当中,企业信息资源库主要由企业职工、业绩、资质等信息构成。所以要想确保企业信息资源库的安全性就必须要对电子招投标平台安全性进行建设。可以直接运用含有对公密匙或者对私密匙的CA数字证书,直接要求再网络当中运用电子信息加密与身份识别安全流程。另外由于企业初期所登记的信息都会在后续电子招投标过程中进行体现,所以在系统终端需要构建信息比对模块,主要是便于对进入电子招投标系统的各类企业资格信息进行对比。

为保障企业招投标行为的诚信,需要在电子招投标系统当中为行业主管部门开放端口,然后结合管辖区域内诚信信用评估体系确定参与招投标企业的诚信级别。而且因为建设工程招投标交易具有一定特殊,需要结合企业信息资源库当中所搜集的资质信息,为招投标企业推送有关资质要求,进一步的筛选出符合招投标项目资质的企业参与到电子招投标当中。最后还需要与政府部门进行联合,将政府部门公共服务平台,比如工商企业诚信记录等等纳入到电子招投标系统当中,可以降低信息收集难度,增强电子招投标企业诚信管理的权威性。

(二)严格落实保证金实时收退

对比当下电子招投标与财务没有充分结合的现状来看,电子招投标交易系统会运用业务模块与银行体系进行对接,在银行主体账号下构建多个虚拟账号。各个参与到电子招投标项目当中的企业只能够对应一个虚拟账号。通过该虚拟账号能够将电子招投标业务与银行账户进行连接,便于收退投标保证金。在开标初步阶段,对应标段投标者能够运用网银进行转账、银行电汇的形式,只需要向所对应的虚拟账号转账进行缴纳保证金。当投标企业经过银行系统完成保证金缴纳后,根据所分配虚拟账号对应的招投标项目,分配其进入到相关项目当中。

当进入具体的招投标项目环节后,财务人员就能够及时的通过电子招投标系统中的财务模块当中查询到保证金到账信息及具体金额。另外招投标项目的具体负责人也能够掌保证金是否到账的信息,但是无法知道具体保证金金额。当电子招投标系统和财务一体化充分结合后,能够通过该系统终端自动生成有关保证金柱状图,然后结合各个项目年月具体时间未退还保证金情况进行具体分析。根据分析结果在项目项目结束投标后,根据时间先后顺序进行保证金退还审核,确定无误后一键自动退还原支付渠道。

(三)专家费及招标代理费批量处置

首先结合我国营改增改革后,企业的财务系统需要针对各个项目设定的专家费、专家数量自动汇总设置,在规定时期中自动发放,并且对已经发放的专家费进行识别。之后企业电子招投标与财务一体化系统能够根据不同时间段内生成柱状图,可以明确得出各个时间段专家费用支出的情况,便于为后续专家费用预算提供参考资料。

其次招标代理费通常涵盖应收以及缴纳两个模块内容。其中应收招标代理费管应当中,系统能够结合中标企业的投标报价,进行招标代理费总价的智能换算,而招标代理费单价会结合不同时间的实际供应量进行自动补充,整个应收招标代理费的计算都由系统完成,高效而精确。在应缴招投标费用管应当中,系统则是结合前面应收环节的相关数据,自动推送应缴招投标费用信息给中标企业,当中标企业受到应缴信息后必须要在规定时间内进行处理,否则将会影响到后续合作。中标企业当收到应缴信息后,可以通过网上银行的形式对应缴费用进行缴纳。而且系统当中可以实时查询招标代理费到账情况,并且为中标企业体用中标通知书下载渠道。

最后就是针对标书费用管理环节,投标企业能够直接登录到系统当中,参考相关招标信息,结合系统推送的详细的招标条件,对自身条件是否符合进行预判。当确定企业符合相关招标要求时,则需要进行注册账号、报名等操作,然后直接通过网络银行转入标书费用,根据系统显示的标书费缴纳情况完成招标文书的下载。

在对相关费用的整体管理过程中,电子招投标与财务一体化管理环节能够结合时间节点不同自动生成标书费、招标代理费统计分析的各类结果,通过各种费用比对分析后,可以对后续费用设置进行更加科学的设定,而且也能够保证标书费、招标代理费批量管理的科学性。

四、电子招投标与财务一体化实践应用优势

(一)财务一体化管理

过去电子招投标系统与财务、业务环节都是脱轨的,当招投标、财务以及业务信息需要传递时,都是由人工进行完成,就会增加人工操作失误的概率。但是电子招投标交易平台系统结合招标代理机构的业务特征,将财务、业务等多个环节都纳入到系统当中,将多个模块进行有效衔接,并且以业务端作为切入点,发起费用管理申请,随后结合制度化流程与财务管理系统进行连接,完成费用管理工作。

(二)招投标平台和评标专家库一体化管理

电子招投标交易平台系统将电子招投标平台与评标专家系统进行对接,通过该交易平台能够将各家投标企业的标书直接发放到评标专家系统当中。然后各个评标专家会对投标文书进行交互评价,当最终评标结果完成后也由评标专家系统直接反馈到交易系统当中,大幅度提升评标信息传递效率。

(三)电子招标与传统招标兼容

电子招投标交易平台系统客户端当中涵盖招标文件标志、大文件管理、业务表格形成、项目环节信息浏览等等内容。通过客户端与系统项目的充分结合,能够从本质上解决线下开平标数据回传、大文件上传下载难等问题。通过系统升级,将电子招标与传统招标各项内容进行对接,并且将传统招标的各项流程嵌入到电子招标当中。

(四)标书费用自动核算与在线购标

电子招投标平台结合标书情况对标费进行自动核算。当投标企业完成标费支付后就能够直接从该平台下载相关招标文件,降低人工标费计算失误的概率,也是降低整个招投标项目出现风险的有效措施。目前在电子招投标与业务一体化系统运营环节中,基本上已经落实投标保证金全自动匹配,直接有效的解决保证金、招标项目匹配金额不符或者多对一金额查询困难的问题发生,通过该系统平台可以达到实时处理投标保证金问题。另外在投标企业进行保证金支付时,能够在系统平台当中自行查询保证金情况,降低电话询问或者现场询问,降低财务人员工作负担。

(五)重视招投标交易系统网络安全

当该交易系统完成后必定需要连接网络,而网络安全问题则是企业一直重视的问题。从外部环境看,电子招投标交易系统中的注册信息与开评标环节极易被互联网进行非法攻击。因此十分重视电子招投标安全防护工作的落实。尤其是一旦该系统被攻击后,由于财务一体化,有关企业的财务信息也会存在泄漏的风险。因此需要针对交易系统的各个模块设置网络防火墙,并且聘请专业人才对网络安全体系进行建设。同时也要严格避免内部财务人员利用权限盗取财务信息,需要加大对各个岗位的审查力度。

五、结束语

综上所述,电子招投标与财务一体化建设是一项系统性工程,需要财务、业务部门的积极参与才能够落实好电子招投标与财务一体化建设工作。希翼通过本文对电子招投标与财务一体化设计、实践以及优势分析,能够帮助其把握住关键点,促进电子招投标与财务一体化的发展。

参考文献:

[1]戴素娜. 电子招投标交易平台财务业务一体化模式研究[J]. 中国集体经济,2019(25):140-142.

[2]胡立群. J企业电子招投标系统应用中的风险管理研究[D].北京交通大学,2019.

[3]郑蓉. 浅谈招投标管理新模式电子招投标[J]. 中国设备工程,2019(23):203-204.

[4]傅家祥. 电子招投标存在的问题及对策研究[J]. 产业创新研究,2019(11):65-66.

 

注:文章原载于《财会学习》2020年第9期。

 


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